Datensicherheit (Art. 32 DS-GVO)

Wir haben umfangreiche Maßnahmen getroffen, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sicherzustellen.

• Technische und organisatorische Maßnahmen
• Verschlüsselung personenbezogener Daten

Technische und organisatorische Maßnahmen

Hier können Sie sich einen Überblick verschaffen, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen wir zum Schutz Ihrer Daten getroffen haben.

1. Vertraulichkeit

a) Zutrittskontrolle

Unbefugten ist der Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, mit denen personenbezogene Daten verarbeitet oder genutzt werden, zu verwehren.

• Es erfolgt eine ständige Zutrittskontrolle für die Bürogebäude durch die im Empfang sitzenden Kollegen. Für alle anderen Räumlichkeiten erfolgt eine Zutrittskontrolle durch die im Trakt sitzenden Kollegen.
• Eine differenzierte Zutrittsregelung erlaubt Mitarbeitern nur den Zutritt zu bestimmten Unternehmensräumlichkeiten.
• Unbefugten und insbesondere externen Personen ist der Zugang grundsätzlich verwehrt. Er kann erst nach ausdrücklicher Freigabe durch einen Mitarbeiter unter Benennung des Anlasses ermöglicht werden.
• Es existieren sowohl Sicherheitsschlösser wie auch eine Schlüsselregelung.
• Die Server stehen in abgeschlossenen Räumen.
• Datensicherungen auf portablen Sicherungsmedien (z. B. CD/DVD, Bänder) sind in zutrittsgeschützten Räumen untergebracht.
• Gebäude und Betriebsgelände sind durch Alarmanlage, Videoüberwachung, Bewegungsmelder und Beleuchtung geschützt.

HINWEISE AUF DIE RECHTE DER BETROFFENEN BEI DER VIDEOÜBERWACHUNG

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DS-GVO im Einzelnen aufgeführten Informationen.

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO).

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DS-GVO im Einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden (Recht auf Löschung).

Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DS-GVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen.

Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, er kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Art. 21 DS-GVO).

Jede betroffene Person hat unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn die betroffene Person der Ansicht ist, dass die Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt (Art. 77 DS-GVO). Die betroffene Person kann dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen.

Die Kontaktdaten der zuständigen Aufsichtsbehörde sind:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Frau Helga Block
Kavalleriestraße 2 - 4
40213 Düsseldorf
Germany

T +49 211 38424 -0
F +49 211 38424 -10
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de

b) Zugangskontrolle

Unbefugten ist der Zugang zu und damit die Nutzung von Datenverarbeitungssystemen zu verwehren.

• Zur Nutzung der Systeme sind individuelle Anmeldedaten wie Benutzername und Passwort notwendig.
• Es existiert eine Passwort-Richtlinie.
• Nicht mehr benötigte Zugangsberechtigungen werden zeitnah entzogen.
• Es werden Logs der Benutzeranmeldungen erstellt.
• Die Arbeitsplatzrechner sind durch Anti-Viren-Software geschützt.
• Das Reinigungspersonal wird sorgfältig ausgesucht und durch den Arbeitgeber auf den Datenschutz verpflichtet.

c) Zugriffskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass die zur Benutzung eines Datenverarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich auf die ihrer Zugriffsberechtigung unterliegenden Daten zugreifen können und dass personenbezogene Daten bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können.

• Es sind ausschließlich Personen, die mit der Erhebung, Nutzung und Verarbeitung der Daten im Rahmen der vereinbarten Auftragsverarbeitung betraut sind, berechtigt, die Daten zu lesen, zu kopieren, zu ändern oder zu löschen. In diesem Zusammenhang bestehen klare Regelungen zur Vergabe von Zugriffsberechtigungen, die einen differenzierten Zugriff (lesen, ändern, löschen) berücksichtigen und den Zugriff auf den verschiedenen Ebenen regeln.
• Papierunterlagen können beim Verlassen des Arbeitsplatzes vor unbefugter Kenntnisnahme bzw. unbefugtem Zugriff durch die Möglichkeit abschließbarer Schränke bzw. Fächer geschützt werden.
• Eine Firewall schützt Ihre Daten gegen einen Zugriff aus nicht vertrauenswürdigen Netzwerken (z. B. Internet).
• Die technischen Sicherheitseinrichtungen werden regelmäßig auf ihre Wirksamkeit hin geprüft.
• Papierdokumente und mobile Datenspeicher werden in abschließbaren Möbeln aufbewahrt (Clean-Desk-Prinzip).

d) Trennungskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können.

• Im Hinblick auf personenbezogene Daten verschiedener Auftraggeber erfolgt eine logische Trennung der Daten (Mandantenprinzip).

2. Integrität

a) Weitergabekontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträgern nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.

• Die Verwendung von externen Datenträgern (USB-Stick, externe Festplatte, CDs, DVDs) außerhalb der geschützten Unternehmensumgebung ist verboten.
• Die datenschutzgerechte Datenvernichtung ist gewährleistet. Bei Papierdokumenten erfolgt sie durch einen Papierreißwolf gemäß dem vorgeschriebenen Schutzniveau. Bei Datenträgern (z. B. defekte Festplatte) erfolgt sie physikalisch.

b) Eingabekontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.

• Um zu gewähren, dass im Nachhinein geprüft werden kann, ob, von wem und wann personenbezogene Daten in DV-Systeme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind, erfolgt eine entsprechende Protokollierung.
• Administrationstätigkeiten werden ebenfalls protokolliert.
• Schreibschutz verhindert Überschreiben von Daten.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

a) Verfügbarkeitskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind.

• Sofern vertraglich vereinbart sind die Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt.
• Es gibt ein Backup- und Recoverykonzept.
• Die Backups werden regelmäßig daraufhin getestet, ob ein reibungsloses Zurücksichern möglich ist.
• Es finden regelmäßig Übungen statt, in denen Notfallsituationen (z. B. durch Feuer) simuliert werden und die Wiederherstellung der Daten geübt wird.

b) Unverzügliche Wiederherstellbarkeit

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei einem physischen oder technischen Zwischenfall unverzüglich wiederhergestellt werden können.

• Es existiert ein Konzept für die Wiederherstellung des Geschäftsbetriebs nach einem Notfall.

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

a) Datenschutzmanagement

• Es ist ein Datenschutz- und Sicherheitskonzept vorhanden, das regelmäßig überprüft wird.
• Das Datenschutz- und Sicherheitskonzept wird an sich ändernde Bedingungen angepasst.

b) Auftragskontrolle

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können.

• Aus der Leistungsbeschreibung, die als Grundlage der Auftragsverarbeitung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber vereinbart wurde, gehen Art, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung klar hervor.
• Die mit der Umsetzung der Auftragsverarbeitung befassten Mitarbeiter sind über den Leistungsumfang informiert.
• Für die vereinbarte Auftragsverarbeitung werden ggf. Cloud-Lösungen eingesetzt. Die genutzten Rechenzentren befinden sich in der EU. Die Cloud-Datenkommunikation ist verschlüsselt.
• Der Auftragnehmer hat einen Datenschutzbeauftragten bestellt.